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7. Juni 2019

Das Auskunftsrecht im Datenschutz

Datenschutz und Auskunftsrecht im Kontext DSGVO. Einfach und klar dargestellt.
Datenschutz & Auskunftsrecht einfach erklärt

Das Auskunftsrecht ist immer wieder Thema datenschutzrechtlicher Auseinandersetzungen. Insbesondere der Auskunftsanspruch im Arbeitsverhältnis könnte jedoch zukünftig verstärkt vor den Arbeitsgerichten landen.

In einem jüngst ergangenen Urteil hat das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg Daimler zur umfassenden Auskunftserteilung an einen Arbeitnehmer verurteilt (LAG Baden-Württemberg, Urteil v. 20.12.2018 – 7 Sa 11/18). Der Kläger beanspruchte im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses sein Recht auf Auskunft und Recht auf Datenkopie bezüglich seiner Leistungs- und Verhaltensdaten. Es ist zu erwarten, dass das Urteil Signalwirkung haben wird und gegebenenfalls die Zunahme solcher Verfahren bewirkt. Definitiv verdeutlicht es jedoch, wie weitreichend das Auskunftsrecht und das Recht auf Datenkopie auszulegen ist und dass dies sowohl Unternehmen als auch betroffenen Personen oft nicht bewusst ist. Wir wollen es daher zum Anlass nehmen, das Thema Auskunftserteilung, sowohl gegenüber Kunden als auch gegenüber Arbeitnehmern, erneut aufzugreifen.

Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO

Das Auskunftsrecht spielt eine ganz zentrale Rolle in der DSGVO. Einerseits, da das Auskunftsrecht es der betroffenen Person erst ermöglicht, weitere Rechte (z. B Berichtigung und Löschung) geltend zu machen. Andererseits, da eine unterlassene oder nicht vollständige Auskunft bußgeldbewehrt ist.

Die Beantwortung einer Auskunftsanfrage kann in zwei Stufen geteilt werden. Auf der ersten Stufe müssen Sie als Verantwortlicher prüfen, ob überhaupt personenbezogene Daten des Auskunftsersuchenden verarbeitet werden. Dieser ist in jedem Fall über das Ergebnis zu unterrichten. Steht außer Zweifel, dass Sie personenbezogene Daten verarbeiten, muss auf der zweiten Stufe umfassend Auskunft erteilt werden. Art. 15 DSGVO stellt diesbezüglich einen Katalog zur Verfügung, der z.B. die Verarbeitungszwecke und die Herkunft der Daten umfasst. Darüber hinaus müssen einer betroffenen Person auf Anfrage ihre Daten in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung gestellt werden (z.B. per PDF-Format oder .docx).

Je nach Umfang und Aufbau der IT-Strukturen ist es in der für Unternehmen oftmals, insbesondere bezüglich Mitarbeiterdaten, bereits eine Herausforderung wo welche Daten verarbeitet werden. Ein umfassendes Bild über die Verarbeitungen von personenbezogenen Daten im Unternehmen zu haben ist daher enorm wichtig, insbesondere in Hinblick auf die straffe Frist, in der die Auskunft erteilt werden muss.

Wieviel Zeit bleibt für die Beantwortung?

Grundsätzlich muss die Auskunft unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats (4 Wochen), erteilt werden. Empfehlenswert ist hier eine Eingangsbestätigungsmail an den Betroffenen zu senden und Ihn darauf hinzuweisen, dass Sie seine Anfrage so schnell wie möglich bearbeiten werden.

Geltendmachung und Erteilung der Auskunft

Die Geltendmachung einer Auskunft unterliegt keiner Formvorgabe. Sie kann also schriftlich, elektronisch oder mündlich angefragt werden. Es ist jedoch empfehlenswert, eine Auskunft über den postalischen Weg abzuwickeln. Grund dafür ist die Identifikation des Betroffenen. Sie müssen nämlich sicherstellen, dass derjenige, der fragt auch der Betroffene ist, dessen Datensatz verlangt wird. Bei begründeten Zweifeln sollte eine zweite Authentifizierung z.B. durch eine Ausweiskopie durchgeführt werden. Welche Authentifizierungsprozesse angemessen sind, sollte in Anbetracht der Prozesse und

Grenzen des Auskunftsrechts

Die Frage, welche Informationen Bestandteil des Auskunftsanspruchs sind, führt in der Praxis häufig zu Unsicherheit, da oft nicht nur die personenbezogenen Daten des Auskunftsstellers betroffen sind sondern auch andere, für das Unternehmen sensible Daten. Kritisch sind z.B. Dokumente, die personenbezogene Daten von Dritten oder Geschäftsgeheimnisse enthalten. Enthalten die entsprechenden Informationen die personenbezogenen Daten von Dritten, so muss genau geprüft und dokumentiert werden, ob die Informationen herausgegeben werden dürfen. In bestimmten Fällen darf die Auskunft verweigert werden. Unter anderem, wenn die Auskunft rechtsmissbräuchlich gestellt wird (beispielsweise bei exzessiven offenkundig unbegründeten Anträgen) oder Rechte und Freiheiten anderer Personen durch die Auskunft verletzt werden könnten. Solche Ausnahmen sind jedoch restriktiv auszulegen und für den Einzelfall zu begründen. Daher sollte immer eine datenschutzrechtliche Prüfung des Einzelfalls vorgenommen werden, die als Dokumentation dient. Im Streitfall liegt die Darlegungs- und Beweislast beim Unternehmen. Eine pauschale Verweigerung auf Auskunft ist nicht erlaubt, sondern es muss geprüft werden, in wieweit eine Teilauskunft machbar ist. Beispielsweise, indem die kritischen Passagen geschwärzt werden.

Wer trägt die Kosten?

Die Auskunft muss kostenfrei erteilt werden. Das Unternehmen hat also z.B. die Kopie- und Portokosten zu tragen. Nur wenn darüber hinaus weitere Kopien innerhalb eines kurzen Zeitraumes verlangt werden, kann ein angemessenes Entgelt gefordert werden. Ein solches angemessenes Entgelt könnte auch im Falle unbegründeter oder exzessiver Anträge verlangt werden.

Fazit

Unternehmen brauchen ein verlässliches System zum Umgang mit Betroffenenanfragen, um diese innerhalb der Monatsfrist effizient und angemessen bearbeiten zu können. Im Einzelfall ist besonderes Augenmerk auf die Frage zu legen, welche Informationen Bestandteil der Auskunft sein sollen. Dabei ist zu hoffen, dass die bestehenden Unklarheiten, durch gerichtliche Entscheidungen wie die eingangs thematisierte, bald beseitigt werden. Wichtig ist insbesondere, dass die Zuständigkeiten für die Bearbeitung der Anfragen klar definiert sind und problematische Anfragen als solche identifiziert werden. Gerne unterstützen wir Sie bei der Beantwortung datenschutzrechtlicher Anfragen von Betroffenen sowie bei der Implementierung unternehmensinterner organisatorischer Vorkehrungen für zügige und korrekte Auskunftserteilungen. Um Ihnen die Beantwortung so einfach wie möglich zu gestalten, können wir Ihnen auch ein Muster zur Verfügung stellen, welches als Textbaustein dient und alle relevanten Informationen abfragt, über die Sie Auskunft geben müssen.

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