In unserem vorherigen Artikel haben wir bereits die Notwendigkeit und Möglichkeiten der SAP-Datenarchivierung aufgezeigt. In diesem Teil stellen wir Ihnen vor, welche Probleme die SAP-Datenarchivierung adressiert und wie mittels einer Archivierung ein Mehrwert für Ihr Unternehmen geschaffen wird.
Wir erinnern uns: Je länger ein SAP-System produktiv genutzt wird, desto größer sind i.d.R. die dazugehörigen Daten in den SAP-Datenbanken. Eine SAP-Datenarchivierung beschreibt die konsistente, revisionssichere und umfassende Ablage von Daten in einem nachgelagerten Archiv. Somit werden Daten, die nicht mehr für den alltäglichen Betrieb benötigt werden, aus dem SAP-System archiviert und sicher aufbewahrt.
Doch welche Vorteile bringt eine solche Archivierung?
5 Gründe für die SAP-Datenarchivierung
1. Verbesserte Systemperformance und Responsezeiten:
Große, historisch gewachsene Datenmengen führen zu langen Laufzeiten für Transaktionen und Reports, speziell bei klassischen SAP ECC Systemen. Eine geringere Datenmenge in der aktiven SAP-Datenbank verbessert die Antwortzeiten für Dialogtransaktionen und Reports. Durch das Entfernen von SAP-Daten aus der klassischen SAP-Datenbank können Transaktionen und Abfragen in kürzerer Zeit abgeschlossen werden. Die Anwender müssen so weniger Arbeitszeit investieren, um auf die gewünschten Informationen zuzugreifen.
2. Geringere Hardware- und Verwaltungskosten
Die SAP-Datenarchivierung kann dabei helfen, zusätzliche Hardwarekosten zu vermeiden und die Verwaltungskosten zu senken, speziell im SAP #S/4HANA-Umfeld. Dies kann dadurch erzielt werden, dass archivierte SAP-Daten auf kostengünstigere Archivsysteme ausgelagert werden. Denn eine produktive SAP S/4HANA-Datenbank stellt i.d.R. die teuerste Datenbank dar. Ferner werden archivierte SAP-Daten komprimiert und verbrauchen somit weniger Speicherplatz. Eine konservative Schätzung seitens SAP geht von einem 5:1 Verhältnis aus.
3. Einhaltung gesetzlicher und steuerrechtlicher Vorgaben
Der Hauptzweck der Speicherung von Informationen besteht darin, den Lesezugriff auf diese Daten für die Zukunft zu erleichtern. So kann die standardisierte SAP-Datenarchivierung zum Speichern von SAP-Daten verwendet werden. Mittels standardisierter SAP-Archivierungsobjekte werden SAP-Daten aus den jeweiligen SAP-Modulen (FI, CO, SD etc.) archiviert und in ein nachgelagertes Archivsystem abgelegt. Somit erfüllen sie durch eine SAP-Archivierung die notwendigen Aufbewahrungsfristen und weitere gesetzliche sowie steuerrechtliche Vorgaben nach HGB und AO.
4. Höhere Systemverfügbarkeit
Große Datenmengen in der SAP-Datenbank können die Ursache für lange Laufzeiten bei regelmäßigen Tätigkeiten in Ihrem System sein, z. B. bei einem Backup oder bei einem Restore. Eine solche Datensicherung ist bei Änderungen am SAP-System oder Releasewechsel erforderlich. Beim Umstieg auf SAP S/4HANA ist es sinnvoll, die SAP-Datenmenge im Vorfeld zu reduzieren, um Laufzeiten der Transitionphase (abhängig vom gewählten Verfahren) so kurz wie möglich zu halten. Hierfür müssen die Systeme oder Teile des Systems heruntergefahren werden (Downtime), und die Dauer der Downtime wird entsprechend länger, je größer das SAP-Datenvolumen ist. In dieser Zeit kann der Endnutzer das System nicht produktiv nutzen. Somit reduziert eine SAP-Datenarchivierung diese Zeit und erhöht die Verfügbarkeit. Zudem erfolgt die Datenarchivierung, während Ihr SAP-System produktiv genutzt wird, d.h. Sie müssen Ihr System während der SAP-Archivierung nicht herunterfahren.
5. Geringeres Haftungsrisiko
In vielen Unternehmen werden historische Daten und personenbezogene Daten als potenzielles Haftungsrisiko betrachtet, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Vor allem Löschpflichten, die laut #DSGVO verpflichtend sind, werden oft von Unternehmen übersehen und können zu hohen Bußgeldern führen.
Zusammenfassend können wir festhalten, dass sowohl technische als auch regulatorische Probleme sich mittels einer SAP-Datenarchivierung lösen lassen und dadurch ein entsprechender Mehrwert für Unternehmen generiert wird.
Was ist derzeit Ihre größte Herausforderung bei der SAP-Datenarchivierung?
Was ist derzeit Ihr größter Mehrwert durch die SAP-Datenarchivierung?
Ihr entplexit Team
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