#ManicMonday: SAP-Systeme – ist doch egal, wo die Dokumente liegen! Speichern kostet ja nichts mehr.
- kseybold8
- 17. März
- 2 Min. Lesezeit
Wir sind anderer Meinung! Warum? Früher war die Dokumentenarchivierung in SAP-Systemen ein Muss, weil die Datenbanken einfach zu groß und zu langsam wurden. Eine SAP-Datenbank (früher Oracle, MaxDb, etc.) war nicht als Ablage für Dokumente gedacht. Es gab zwar den SAP Content Server, aber die Empfehlung von SAP war immer, diesen nicht produktiv einzusetzen.
Heute haben wir in der Datenbank keine technischen Probleme mehr aufgrund der Datenmenge, sondern eher die Kosten, die in die Höhe schießen. In einem S/4HANA SAP-System wird meistens eine SAP HANA-Datenbank verwendet. Dies ist eine In-Memory-Datenbank, die vollständig im Hauptspeicher gehalten wird. Das bedeutet, dass die Datenbank mit ALLEN Inhalten im Hauptspeicher verarbeitet wird. Hat man nun Daten oder Dokumente in der Datenbank, die eigentlich nicht darin liegen müssen, vergrößert das die Datenbank unnötig. Deshalb konzentrieren wir uns auf die Dokumentenarchivierung.
Bei der SAP-Dokumentenarchivierung werden Dokumente nicht in der Datenbank (HANA) abgelegt, sondern in ein angeschlossenes Archivsystem ausgelagert. Der Nutzer im SAP greift ganz normal auf die Dokumente über das SAP-System zu.
Aber warum sollten wir das Thema etwas weiter fassen?
Kosteneffizienz durch Reduzierung der Größe der Datenbank (HANA)
Gesetzliche Anforderungen und Revisionssicherheit nach §257 HGB
Vermeidung von Ablagen außerhalb des SAP-Systems und keine zentrale Bereitstellung
Nutzerfreundlichkeit
Vielleicht auch noch ein kleiner Ausflug zu den Generischen Objektdiensten (GOS) im SAP. Ist jedem bewusst, dass ein Anwender im SAP folgende Aktionen durchführen kann?
Dokumente anhängen: Benutzer können Dateien wie PDFs, Bilder oder andere Dokumente direkt an ein SAP-Objekt anhängen, um relevante Informationen zentral verfügbar zu machen.
Notizen erstellen: Es besteht die Möglichkeit, kurze Texte oder Anmerkungen zu einem Objekt zu hinterlegen, um wichtige Hinweise oder Kommentare festzuhalten.
Verknüpfungen erstellen: GOS ermöglichen das Anlegen von Beziehungen zwischen verschiedenen SAP-Objekten, wodurch eine bessere Nachverfolgbarkeit und Strukturierung von Geschäftsprozessen erreicht wird.
Workflows starten: Durch die Integration mit dem SAP-Workflow-System können automatisierte Prozesse initiiert werden, die auf bestimmten Ereignissen oder Bedingungen basieren.
Dokumente scannen und verknüpfen: Mit GOS können physische Dokumente eingescannt und direkt mit dem entsprechenden SAP-Objekt verknüpft werden.
Es ist beachtlich, was nur durch die Umstellung GOS an Datenbankplatz frei geräumt werden kann. Um das Potential aufzuzeigen, hier mal Zahlenmaterial aus Kundenprojekten: Daten reichen von 300 GB bis hin zu über 1 TB, die nicht mehr in der SAP HANA DB liegen. Die Kosten, die dafür anfallen, kann sich jeder selber ausrechnen…
Und wo landen diese Daten nun alle? Richtig, in der SAP-Datenbank. Wir empfehlen immer, die GOS auf das angeschlossene Archivsystem zu customizen! Also, ist es wirklich egal, wo die Dokumente liegen? Nein! Die richtige Archivierung spart Kosten, verbessert die Leistung und sorgt für Ordnung!
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