SAP ILM vs. SARA: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die klassische SAP-Archivierung mit der Transaktion SARA war jahrelang Standard. Mit S/4HANA und steigenden DSGVO-Anforderungen wird SAP ILM zum neuen Maßstab. Ein Vergleich für Entscheider.

SAP ILM (Information Lifecycle Management) und die Transaktion SARA sind zwei Werkzeuge für die SAP-Archivierung, die sich grundlegend unterscheiden. Während SARA Daten archiviert, steuert ILM den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung über die Aufbewahrung bis zur DSGVO-konformen Löschung. Für S/4HANA-Umgebungen empfiehlt SAP klar den Einsatz von ILM als strategisches Framework.

Was ist die Transaktion SARA?

Die Transaktion SARA ist der klassische Einstiegspunkt für die SAP-Datenarchivierung. Sie basiert auf dem Archive Development Kit (ADK) und arbeitet mit sogenannten Archivierungsobjekten: inhaltlich zusammengehörige Datenbanktabellen, die über standardisierte Programme geschrieben, gelöscht und zurückgeladen werden können.

SARA ist ein bewährtes Werkzeug. Es reduziert Datenvolumen, entlastet die Datenbank und sorgt dafür, dass Belege gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen archiviert werden. In vielen Unternehmen läuft es seit Jahren zuverlässig.

Die Einschränkung: SARA archiviert Daten, aber es verwaltet sie nicht über ihren gesamten Lebenszyklus. Es gibt keine automatisierte Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, kein regelbasiertes Retention Management und keine integrierte DSGVO-Unterstützung.

Was ist SAP ILM?

SAP Information Lifecycle Management (ILM) geht deutlich weiter. ILM nutzt die Archivierungsmechanismen des ADK als technische Basis, erweitert sie aber um ein umfassendes Regelwerk für den gesamten Datenlebenszyklus.

Mit ILM definieren Unternehmen Regeln, die bestimmen, wie lange bestimmte Daten aufbewahrt werden müssen und was danach passiert. Diese Regeln berücksichtigen den Status von Geschäftsprozessen, den Verwendungszweck der Daten sowie minimale und maximale Residenzzeiten.

Die wichtigsten ILM-Funktionen

• Retention Rules: Automatisierte Aufbewahrungsfristen pro Datenobjekt und Rechtsraum

• DSGVO-konforme Löschung: Personenbezogene Daten können nach Zweckwegfall gezielt gelöscht werden

• Legal Case Management: Unterstützung bei Litigation Holds und rechtlichen Aufbewahrungspflichten

• Blocking und Destruction: Zweistufiger Prozess aus Sperren und endgültigem Löschen

• Audit Trail: Lückenlose Nachverfolgung aller Archivierungs- und Löschvorgänge

  
  

SARA vs. ILM: Der direkte Vergleich

Kriterium	SARA (klassisch)	SAP ILM
Grundfunktion	Daten archivieren und aus der DB entfernen	Gesamten Datenlebenszyklus steuern
Retention Management	Manuell, keine automatisierten Fristen	Regelbasiert, automatisiert pro Objekt und Rechtsraum
DSGVO-Löschung	Nicht vorgesehen	Integriert: Sperren, Prüfen, Löschen
S/4HANA-Integration	Verfügbar, aber ohne erweiterte Funktionen	Nativ integriert, empfohlen von SAP
RISE / Cloud	Eingeschränkt, ArchiveLink reicht nicht	Cloud-ready mit CMIS-Anbindung
Audit-Fähigkeit	Basale Protokollierung	Vollständiger Audit Trail
Komplexität	Gering, schnell einzurichten	Höher, erfordert Regelwerk-Design

Wann reicht SARA, wann brauchen Sie ILM?

SARA bleibt sinnvoll, wenn es um schnelle Entlastung der Datenbank geht, keine DSGVO-kritischen Daten betroffen sind und keine S/4HANA-Migration ansteht. Für klassische Archivierungsszenarien mit begrenztem Regelungsbedarf ist SARA weiterhin ein solides Werkzeug.

ILM wird notwendig, sobald eines dieser Kriterien zutrifft: DSGVO-konforme Löschung personenbezogener Daten, Migration auf S/4HANA oder RISE with SAP, Anforderungen an revisionssichere Aufbewahrung mit definierten Fristen oder Audit-Anforderungen durch externe Prüfer.

In der Praxis sehen wir häufig einen hybriden Ansatz: SARA für die initiale Datenreduktion, ILM als strategisches Framework für die langfristige Governance. Entscheidend ist, dass Unternehmen die Weichen rechtzeitig stellen, idealerweise vor der S/4HANA-Transition.

Was bedeutet das für S/4HANA-Projekte?

SAP positioniert ILM klar als den Standard für S/4HANA. Das hat handfeste Gründe: In S/4HANA Public Cloud reicht die klassische ArchiveLink-Schnittstelle nicht mehr aus. Hier wird CMIS (Content Management Interoperability Services) benötigt, und ILM bringt die entsprechende Anbindung mit.

Darüber hinaus spielt die Archivierungsstrategie eine zentrale Rolle bei der Migration selbst. Durch konsequente Datenreduktion vor der Transition lassen sich Migrationszeiten, Kosten und Risiken deutlich senken. Eine Reduktion des SAP-Datenbankvolumens um 20 bis 40 Prozent ist realistisch.

Wer ILM vor der Migration einführt, profitiert doppelt: weniger Daten in der Transition und ein sauberes Governance-Framework für den laufenden Betrieb.

Unsere Empfehlung

Prüfen Sie Ihre aktuelle Archivierungsstrategie. Wenn Sie heute ausschließlich mit SARA arbeiten und eine S/4HANA-Transition planen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, ILM zu evaluieren. Die Einführung erfordert ein durchdachtes Regelwerk, aber die Investition zahlt sich aus: in DSGVO-Konformität, in reduzierten Migrationskosten und in einem SAP-Archivbetrieb, der langfristig trägt.

Als SAP Partner begleiten wir Unternehmen bei genau dieser Transition: von der Analyse des Ist-Zustands über das Regelwerk-Design bis zum laufenden Archivbetrieb als Managed Service.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt SAP ILM die Transaktion SARA komplett?

Nein. ILM nutzt die Archivierungsmechanismen von SARA bzw. dem ADK als technische Basis. Es ersetzt SARA nicht, sondern erweitert es um Lifecycle-Management, Retention Rules und Löschfunktionen. Beide Werkzeuge können parallel eingesetzt werden.

Ist SAP ILM Pflicht für S/4HANA?

Technisch nicht. Aber SAP empfiehlt ILM als Standard für S/4HANA, insbesondere in Cloud-Szenarien. In der S/4HANA Public Cloud ist ILM für bestimmte Archivierungsszenarien de facto erforderlich, da die klassische ArchiveLink-Schnittstelle dort nicht mehr ausreicht.

Wie aufwendig ist die Einführung von SAP ILM?

Der Aufwand hängt von der Komplexität der Datenlandschaft ab. Für ein mittelständisches Unternehmen mit überschaubarer Belegstruktur ist eine Basiseinführung in wenigen Wochen möglich. Entscheidend ist das Regelwerk-Design: Welche Daten haben welche Aufbewahrungsfristen in welchen Rechtsräumen?

Was passiert mit Daten, die bereits über SARA archiviert wurden?

Bestehende SARA-Archive bleiben erhalten und lesbar. ILM kann zusätzlich auf diese Archive angewendet werden, um nachträglich Retention Rules und Löschregeln zu definieren. Ein Neuarchivieren ist nicht erforderlich.

Kann ein Managed Service die ILM-Einführung vereinfachen?

Ja. Ein SAP Archive Managed Service übernimmt nicht nur die technische Einrichtung, sondern auch das laufende Regelwerk-Management, die Überwachung der Archivierungsläufe und die Anpassung an regulatorische Änderungen. Das entlastet das interne SAP-Team und stellt sicher, dass die Archivierung dauerhaft compliant bleibt.