Wenn der SAP-Archiv-Hersteller aussteigt: Wie BOS innerhalb weniger Monate das SAP-Archivsystem gewechselt hat

Commvault wurde abgekündigt, BOS musste handeln, gleichzeitig stand die Anbindung an die neue SAP RISE Infrastruktur an. Eine Case Study über Vendor-Risiko, schnelle Migration und einen SAP-Archivbetrieb, der danach einfach läuft.

BOS GmbH & Co. KG musste sein SAP-Archivsystem Commvault ablösen, weil der Hersteller die Weiterentwicklung eingestellt hat. In wenigen Monaten wurde das Altsystem migriert, an die neue SAP RISE Infrastruktur angebunden und in einen geregelten SAP Archive Managed Service überführt. Die Resultate: reibungslose Datenmigration, deutlicher Performancegewinn und ein stabiler Betrieb mit definierten Zuständigkeiten, alles im engen Zeitfenster termingerecht umgesetzt.

Ausgangslage: Ein etabliertes SAP-Archivsystem erreicht das Ende seiner Roadmap

Vendor-Risiko ist eines dieser Themen, das in jedem Risikoregister steht und im Tagesgeschäft trotzdem gerne übersehen wird. Genau das ist BOS passiert: Das langjährig genutzte SAP-Archivsystem Commvault wurde durch den Hersteller nicht mehr weiterentwickelt. Auf einmal stand ein produktiv arbeitender SAP-Archivbetrieb auf einer Plattform, die keine Zukunft mehr hatte.

Aus CIO-Sicht ist das ein klassisches Worst-Case-Szenario. Das System läuft, die Daten sind drin, und trotzdem muss innerhalb weniger Monate gehandelt werden, bevor Sicherheits-Updates oder Kompatibilitäts-Anpassungen ausbleiben. Hinzu kommt: BOS war zeitgleich mit der Migration auf SAP RISE beschäftigt. Eine Doppelbelastung, die typische SAP-Teams selten parallel stemmen können.

Drei Anforderungen unter Zeitdruck

Aus der CIO-Perspektive lassen sich die Anforderungen an den neuen SAP-Archivpartner in drei Punkten zusammenfassen, alle gleichzeitig, alle unverhandelbar:

• Migration der Altdaten ohne Datenverlust. Sämtliche bisher in Commvault liegenden SAP-Belege, Dokumente und Stammdaten müssen vollständig in die neue Umgebung übertragen werden, revisionssicher, nachweisbar, ohne operative Ausfälle.

• Anbindung an die neue SAP RISE Infrastruktur. Das neue SAP-Archivsystem darf nicht nur funktionieren, es muss sauber an die parallel laufende RISE-Migration angeschlossen werden, sodass die SAP HANA-Datenbank im RISE-Betrieb mit der Archivierungs-Infrastruktur korrekt zusammenspielt.

• Stabiler Betrieb danach, nicht nur ein einmaliges Projekt. Was zählt, ist nicht der erfolgreiche Cut-Over, sondern der Tag danach. Verfügbarkeit, Monitoring und definierte Zuständigkeiten müssen vom ersten Produktivtag an stehen.

Drei Anforderungen, eine enge Zeitschiene, eine bestehende RISE-Migration im Parallelbetrieb. Genau die Konstellation, in der nicht nur Technik, sondern auch Betriebsverständnis entscheidet.

Lösungsweg: Wechsel mit klarem Architektur-Cut

Der Wechsel wurde in drei Phasen organisiert. Phase eins war die Bestandsaufnahme: Welche Datenmengen liegen heute in Commvault, welche Aufbewahrungsfristen sind dokumentiert, welche Archivierungs-Customizings müssen in der neuen Welt repliziert werden, welche eben nicht. Diese Phase ist erfahrungsgemäß diejenige, die in Eigenregie am häufigsten unterschätzt wird, und gleichzeitig die wichtigste für einen sauberen Cut.

Phase zwei war die Migration selbst. Die Altdaten wurden aus Commvault extrahiert, geprüft, bereinigt und in die neue SAP-Archivinfrastruktur übertragen. Parallel wurde das SAP-Archivierungs-Customizing für die SAP RISE-Umgebung neu aufgesetzt, mit Blick auf die spezifische Konstellation aus produktiver SAP HANA-Datenbank und externem SAP-Archiv. Das Ergebnis: eine konsistente SAP-Archivlandschaft, in der jeder Beleg, jedes Dokument und jede Stammdatenhistorie weiterhin auffindbar ist.

Phase drei war die Übergabe in den Regelbetrieb, der Schritt, der das Projekt zum Service macht. Statt das neue SAP-Archiv "nur einzuschalten", wurde es in einen vertraglich definierten SAP Archive Managed Service überführt. Definierte SLAs, monatliches Monitoring-Reporting, eine laufend gepflegte Verfahrensdokumentation und ein Single Point of Contact für alle SAP-Archivthemen.

Ergebnis: Performancegewinn plus stabiler Betrieb

Drei Resultate, die BOS aus der Migration mitgenommen hat, sprechen für sich. Stephan Frank, Leiter SAP Team bei BOS, fasst die Zusammenarbeit so zusammen:

• „Wir mussten unser Archivsystem Commvault ablösen, da es nicht mehr weiterentwickelt wurde. Die Entscheidung für entplexit hat sich bewährt: Die Migration der Altdaten verlief reibungslos, die Anbindung an unsere SAP RISE Infrastruktur wurde erfolgreich umgesetzt und wir profitieren von massivem Performancegewinn sowie stabilem Betrieb durch den SAP Archive Managed Service von entplexit. Besonders schätzen wir die kompetente Unterstützung im SAP-Archivierungs-Customizing und die termingerechte Umsetzung im engen Zeitfenster."

  — Stephan Frank, Leiter SAP Team, BOS GmbH & Co. KG

Drei Aussagen aus dem Zitat sind aus unserer Sicht besonders bemerkenswert. Erstens "reibungslos", eine Datenmigration zwischen unterschiedlichen SAP-Archivierungs-Plattformen ist alles andere als trivial, und das Adjektiv steht hier nicht zufällig. Zweitens "massiver Performancegewinn", die neue Architektur entlastet die produktive SAP HANA-Datenbank nachweisbar. Drittens "stabiler Betrieb durch den SAP Archive Managed Service", das ist das eigentliche Differenzierungsmerkmal: Es geht nicht nur um den Wechsel, sondern um den Tag danach.

Was Vendor-Risiko in der SAP-Archivierung wirklich bedeutet

Das Beispiel BOS ist kein Einzelfall. In den letzten Jahren haben mehrere etablierte Archivierungs-Anbieter ihre Roadmap geändert oder Produkte abgekündigt. Für SAP-Anwender bedeutet das: Die einmal getroffene Entscheidung für ein SAP-Archivsystem ist nie endgültig. Wer langfristig SAP-Belege und SAP-Dokumente aufbewahren muss, und das tun praktisch alle Unternehmen mit produktivem ERP, braucht eine Antwort auf die Frage "Was, wenn unser SAP-Archiv-Hersteller aussteigt?".

Die Antwort liegt in zwei Bereichen. Erstens: Die Archivierungs-Architektur sollte so aufgebaut sein, dass ein Plattformwechsel ohne Datenverlust möglich ist, strukturierte Metadaten, dokumentierte Aufbewahrungsfristen, exportfähige Formate. Zweitens: Es braucht einen Partner, der einen solchen Wechsel auch unter Zeitdruck operativ durchführen kann, inklusive der Anbindung an parallele Migrationen wie SAP RISE.

Fünf Fragen, die jeder CIO seiner SAP-Archivlandschaft stellen sollte

• Wie alt ist die strategische Roadmap unseres aktuellen SAP-Archiv-Herstellers? Wann wurden zuletzt substanzielle Funktions-Erweiterungen oder Releases ausgerollt?

• Wie aufwendig wäre eine Migration der bestehenden SAP-Archivdaten in eine neue Plattform? Existiert eine dokumentierte Datenstruktur und ein Exportverfahren?

• Sind unsere Aufbewahrungsfristen zentral dokumentiert oder im Kopf einzelner Mitarbeitenden? Wer könnte den SAP-Archivbetrieb bei Personalwechsel sofort übernehmen?

• Wie ist der SAP-Archivbetrieb in unseren neuen RISE-Vertrag eingebunden? Wer ist verantwortlich, wenn das SAP-Archivsystem im RISE-Betrieb eine Störung produziert?

• Hätten wir bei einer Hersteller-Abkündigung wie BOS einen Ersatzpartner mit nachweisbarer Erfahrung? Oder müssten wir den Auswahlprozess unter Zeitdruck neu starten?

Die Antworten auf diese fünf Fragen ergeben den eigenen Vendor-Risiko-Status für die SAP-Archivierung. Wer sie offen beantworten kann, hat einen Plan. Wer bei mehr als einer Frage zögert, sollte das Thema aktiv adressieren, bevor die Roadmap-Entscheidung des aktuellen Herstellers den Zeitpunkt vorgibt.

SAP Archive Managed Service: Vendor-Risiko vertraglich abgesichert

Der SAP Archive Managed Service der entplexit GmbH adressiert genau diesen Punkt. Statt sich ausschließlich an einen Software-Hersteller zu binden, wird der SAP-Archivbetrieb als Service vertraglich definiert, inklusive der Verantwortung für die zugrundeliegende Plattform. Wechselt der Software-Hersteller seine Roadmap, ist das eine Sache des Service-Anbieters, nicht des Kunden.

Konkret bedeutet das: Single Point of Contact für alle SAP-Archivthemen, definierte SLAs mit Reaktionszeiten, monatliches Monitoring-Reporting, eine laufend gepflegte Verfahrensdokumentation für GoBD und DSGVO, Customizing-Pflege bei SAP-Releasewechseln und, im Fall der Fälle, die operative Migration auf eine neue Plattform unter Beibehaltung des Service-Vertrags. Vendor-Risiko bleibt damit in der Verantwortung des Service-Partners.

Unsere Empfehlung

Vendor-Risiko in der SAP-Archivierung ist kein theoretisches Thema. BOS ist nur ein sichtbares Beispiel für eine Entwicklung, die viele SAP-Anwender in den nächsten Jahren betreffen wird. Wer das Thema heute aktiv adressiert, schafft Handlungsspielraum, auch wenn der eigentliche Wechsel erst in zwei oder drei Jahren ansteht.

Der pragmatische erste Schritt: ein offenes Gespräch über den Zustand des eigenen SAP-Archivbetriebs, die Roadmap-Stabilität des aktuellen Herstellers und die Optionen für einen geregelten Service-Betrieb. Das Beispiel BOS zeigt: Auch unter Zeitdruck und parallel zu einer RISE-Migration ist ein sauberer Wechsel möglich, wenn ein erfahrener SAP Partner an Bord ist.

Häufig gestellte Fragen

Was war der Auslöser für den SAP-Archiv-System-Wechsel bei BOS?

Der Hersteller des bisherigen SAP-Archivsystems Commvault hat die Weiterentwicklung eingestellt. BOS musste daher zu einer langfristig tragfähigen Plattform wechseln, gleichzeitig stand die Migration auf SAP RISE an.

Wie lange hat die Migration insgesamt gedauert?

Die Migration wurde innerhalb eines engen Zeitfensters termingerecht umgesetzt. Konkrete Projektzahlen unterliegen der Vertraulichkeit zwischen entplexit und BOS, das Testimonial bestätigt aber, dass die zeitlichen Vorgaben eingehalten wurden, trotz paralleler RISE-Migration.

Welche Rolle spielt die Anbindung an SAP RISE?

Die SAP RISE Infrastruktur stellt den produktiven SAP-Betrieb. Das SAP-Archivsystem läuft daneben und muss mit der RISE-Umgebung sauber zusammenspielen, sowohl bei der laufenden SAP-Archivierung neuer Daten als auch beim Zugriff auf historische Belege. Diese Anbindung wurde im Rahmen des Projekts etabliert.

Was ist der Unterschied zwischen Migration und SAP Archive Managed Service?

Die Migration ist der einmalige Wechsel von einer SAP-Archivierungs-Plattform auf eine andere. Der SAP Archive Managed Service ist der laufende Betrieb danach, mit definierten SLAs, monatlichem Monitoring, gepflegter Verfahrensdokumentation und einem Single Point of Contact für alle SAP-Archivthemen. BOS hat beides aus einer Hand erhalten.

Wie schützt ein Managed Service vor künftigen Vendor-Risiken?

Im SAP Archive Managed Service ist der Service-Anbieter, nicht der Kunde, für die Plattform-Roadmap verantwortlich. Ändert ein Software-Hersteller seine Strategie, plant der Service-Partner den Wechsel innerhalb des bestehenden Vertragsverhältnisses. Der Kunde behält dieselben SLAs, denselben Ansprechpartner und dieselben Service-Prozesse.

Über entplexit

Die entplexit GmbH ist SAP Partner mit Schwerpunkt auf SAP-Archivierung, SAP Information Lifecycle Management (ILM) und SAP Basis Managed Services. Mit dem SAP Archive Managed Service übernehmen wir den vollständigen Archivbetrieb für mittelständische und große SAP-Anwender, On-Premise, in der Hyperscaler-Cloud und ergänzend zu RISE with SAP.

Kontakt: information@entplexit.com | +49 (0) 6196 97344 - 00 | www.entplexit.com

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