SAP-Archivierung 2025: Trends und Best Practices 2025

Die Archivierung von SAP-Daten und -Dokumenten wird 2025 zum unverzichtbaren Bestandteil einer modernen IT-Strategie. Warum? Unternehmen setzen zunehmend auf cloud-native Architekturen und hybride Modelle, um ihre Daten effizient zu verwalten.

Die Transformation zu SAP S/4HANA sowie die mögliche Verlagerung der Infrastruktur im Rahmen von SAP RISE machen eine frühzeitige Integration bestehender oder neuer SAP-Archivierungssysteme erforderlich. Cloud-Plattformen wie Microsoft Azure, Google Cloud und AWS werden dabei eine noch wichtigere Rolle spielen.

Trends in der SAP-Archivierung 2025

• Cloud-native Architekturen & Containerisierung

SAP-Archivierung wandert in die Cloud! Hybride Modelle dienen als smarte Übergangslösung.

Technologien wie Docker sorgen für flexible und skalierbare Archivverwaltung.

• Künstliche Intelligenz (KI) in der SAP-Archivierung

Künstliche Intelligenz (KI) spielt in der klassischen SAP-Datenarchivierung bisher keine zentrale Rolle, gewinnt aber im erweiterten Kontext des Dokumentenmanagements, der Datenextraktion und der Informationsnutzung aus Archiven zunehmend an Bedeutung.

• Compliance und Sicherheit

Neue Gesetze und verschärfte Richtlinien verlangen höchste Sicherheitsstandards in der Archivierung.

Zero Trust wird zur Pflicht!

• SAP- und SharePoint-Integration

Die Verbindung von SAP und Microsoft 365 (SharePoint) vereinfacht die Archivverwaltung erheblich und senkt Archivierungskosten.

Ziel: Zentrale Lösungen statt teurer Insellösungen!

Unsere Best Practices für die SAP-Archivierung 

• Datenanalyse und -klassifizierung

Identifizieren Sie, welche Daten archiviert werden können, basierend auf Kriterien wie Alter, Relevanz und gesetzlichen Vorgaben. Beispielsweise können alte Verkaufsbelege oder abgeschlossene Aufträge archiviert werden. Nutzen Sie dazu SAP Date Volumen Management oder klassisch die Transaktion DB02 um große Tabellen zu identifizieren.

Eine effektive Datenarchivierung ist entscheidend, um inaktive SAP-Daten aus der primären SAP-Datenbank (meist SAPHANA) in ein externes Speichersystem zu verschieben. Dies reduziert die Größe der aktiven Datenbank. Besonders relevant bei dem Einsatz der SAP HANA Datenbank, um Kosten einzusparen.

•  SAP Archivierungsobjekte nutzen

SAP verwendet sogenannte Archivierungsobjekte, die definieren, welche Datenstrukturen archiviert werden. Beispiele sind:​

1. FI_DOCUMNT: Finanzbelege

2. MM_EKKO: Einkaufsbelege

3. CO_ITEM: Kostenrechnungsbelege

• Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der SAP-Archivierungsstrategien

Legen Sie fest, wie oft archiviert wird (z. B. monatlich, quartalsweise) und welche Daten betroffen sind. Berücksichtigen Sie dabei gesetzliche Aufbewahrungsfristen und geschäftliche Anforderungen.

• Technische Umsetzung mit SARA

Die Transaktion SARA ist das zentrale Werkzeug für die #Datenarchivierung in SAP. Hier können Sie Archivierungsobjekte auswählen, Archivierungsläufe starten und den Status überwachen.

• Zugriff auf archivierte Daten sicherstellen

Stellen Sie sicher, dass Benutzer bei Bedarf auf archivierte Daten zugreifen können, beispielsweise für Prüfungen oder Analysen. SAP bietet hierfür entsprechende Funktionen und Berichte.

Fazit:

2025 wird SAP-Archivierung nicht nur ein "IT-Projekt" sein – sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für agile, rechtssichere und kosteneffiziente Unternehmensführung. Wer heute klug plant, spart morgen bares Geld – und Nerven.

Übersicht wichtiger SAP-Archivierungsobjekte (für klassische SAP-Archivierung)

SAP Modul	Archivierungsobjekt	Beschreibung	Typische archivierte Daten	Übliche Aufbewahrungsfrist
FI (Finance)	FI_DOCUMNT	Buchhaltungsbelege (Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren)	Buchungen, Rechnungen, Zahlungen	10 Jahre (HGB, AO)
CO (Controlling)	CO_ITEM	CO-Objekte: Kostenbelege, Leistungsverrechnungen	Kostenstellenbelege, Innenaufträge	10 Jahre (abhängig von Bezug zu FI)
SD (Sales & Distribution)	SD_VBAK, SD_VBRK	Vertriebsaufträge, Fakturen	Aufträge, Rechnungen an Kunden	6–10 Jahre (je nach Dokumenttyp)
MM (Material Management)	MM_EKKO, MM_EBELN	Einkaufsbelege (Bestellungen, Anfragen)	Bestellungen, Wareneingänge, Lieferantenrechnungen	6–10 Jahre (bei Finanzbezug)
PP (Production Planning)	PP_ORDER	Fertigungsaufträge, Planaufträge	Produktionsbelege	6–10 Jahre (Produktion + Reklamationen)
PM (Plant Maintenance)	PM_ORDER	Instandhaltungs- und Serviceaufträge	Wartungsberichte, Reparaturaufträge	6–10 Jahre (Produkthaftung beachten!)
HR (Human Resources)	PA_ARCHIVE, PY_ARCHIVE	Personalakten, Abrechnungsdaten	Gehaltsabrechnungen, Austrittsunterlagen	6 Jahre (nach §147 AO für Gehaltsbelege), Personalakten max. 2–10 Jahre (DSGVO beachten)
GRC (Governance, Risk, Compliance)	GRAC_ARCHIVE	Zugriffs- und Auditdaten	Audit-Logs, Berechtigungsnachweise	6 Jahre (bei steuerrelevantem Bezug), sonst kürzer möglich (nach DSGVO)
LO (Logistics General)	LO_LIKP, LO_MSEG	Lieferbelege, Materialbelege	Wareneingänge, Lagerbewegungen	6–10 Jahre (HGB für Lager-/Bestandsdokumente)
IS-U (Utilities)	ISU_BILLDOC, ISU_INV	Abrechnungs- und Verbrauchsdaten	Energieabrechnungen, Vertragsinformationen	6–10 Jahre (Energiewirtschaftliche Vorschriften)
BW (Business Warehouse)	BW_REQUEST, BW_DATASTORE	Historische Reporting-Daten, Delta Requests	Altdaten aus InfoCubes und DataStores	abhängig vom Ursprungsmodul (z.B. FI = 10 Jahre)