SAP-Archivierung im RISE with SAP-Betrieb: Warum laufende SAP-Datenarchivierung in der Cloud noch wichtiger wird

Wer SAP RISE nutzt, zahlt nach allokierter Datenbankkapazität. Jede inaktive Tabelle, die in der SAP HANA-Datenbank verbleibt, kostet jeden Monat Geld. Die laufende SAP-Datenarchivierung wird damit vom Compliance-Thema zum harten Kostenhebel, und zur strategischen Frage für jede Cloud-ERP-Landschaft.

Im laufenden RISE with SAP-Betrieb skaliert die Datenbank linear mit der Datenmenge. Jede archivierte SAP-Bewegungstabelle reduziert sowohl den monatlichen Kapazitätsverbrauch als auch die Performance-Risiken bei Reports, Migrationen und Refresh-Vorgängen. Eine SAP-Archivierungsstrategie, die nur das initiale Pre-RISE-Projekt abdeckt, ist deshalb unvollständig: Erst die regelmäßige SAP-Archivierung im RISE-Betrieb sichert die wirtschaftliche und revisionssichere Nutzung der SAP-ERP-Landschaft langfristig ab.

Warum RISE with SAP die SAP-Archivierungsfrage verschärft

Mit RISE with SAP verlagert sich die SAP-Landschaft in einen abonnementbasierten Cloud-Betrieb. Die Kunden zahlen nicht mehr für eigene Hardware, sondern für eine vertraglich vereinbarte allokierte Kapazität in der SAP HANA-Datenbank. Wächst die Datenmenge, wächst der Bedarf, und damit die monatliche Rechnung.

In der Praxis bedeutet das: Inaktive Bewegungsdaten, die in der SAP HANA-Datenbank liegen bleiben, werden zu einem laufenden Kostentreiber. Anders als in On-Premise-Zeiten, wo zusätzliche Datenmengen lediglich eine spätere Hardware-Erweiterung erforderten, schlägt jeder Gigabyte in RISE direkt auf das Cloud-Abrechnungsmodell durch.

Hinzu kommt: SAP RISE umfasst zwar Infrastruktur, Plattform und ausgewählte Managed Services für die ERP-Landschaft. Die SAP-Archivierungsstrategie, die regelmäßige Datenanalyse, das Customizing der Archivierungsobjekte und der eigentliche SAP-Archivbetrieb sind in den Standardpaketen jedoch nicht enthalten. Die Verantwortung dafür bleibt beim Kunden.

Drei Realitäten, die RISE with SAP-Kunden im laufenden Betrieb unterschätzen

Nach der Migration auf RISE with SAP entsteht in vielen Unternehmen das Gefühl, dass das Datenthema erledigt sei. Das ist ein verbreiteter Trugschluss. Drei Realitäten zeigen, warum die SAP-Datenarchivierung nach der Migration nicht enden darf, sondern in einen geregelten Betrieb übergehen muss:

• Erstens: Die SAP HANA-Datenbank wächst weiter. Tagesgeschäft, Buchungsbelege, Materialbewegungen, Lieferantenrechnungen, die produktive ERP-Nutzung erzeugt täglich neue Daten. Ohne aktive SAP-Archivierungsstrategie wächst die Datenbank mit jedem Monat im RISE-Abrechnungsmodell.

• Zweitens: Performance-Risiken bleiben bestehen. Auch in der SAP HANA-Datenbank werden Reports, Auswertungen und Listen mit zunehmendem Datenvolumen langsamer. Die In-Memory-Architektur federt das eine Weile ab, aber nicht unbegrenzt. Nutzer berichten zunehmend über schleichende Performance-Degradation in produktiven RISE-Systemen.

• Drittens: Compliance- und Aufbewahrungspflichten enden nicht mit der Migration. GoBD, HGB, AO, DSGVO und branchenspezifische Vorgaben erfordern weiterhin nachweisbare Aufbewahrung und Löschung. Diese Pflichten bestehen unabhängig vom Hosting-Modell. RISE with SAP nimmt sie dem Unternehmen nicht ab.

Was SAP-Datenarchivierung im laufenden RISE-Betrieb leistet

Eine etablierte SAP-Archivierungsstrategie für den Cloud-Betrieb mit RISE with SAP adressiert vier Wirkungsebenen gleichzeitig:

Pharma-Beispiel: 40 Prozent Reduktion der RAM-Nutzung

Wie groß das Optimierungspotenzial im laufenden Betrieb sein kann, zeigt ein anonymisiertes Beispiel aus der pharmazeutischen Industrie. Das Unternehmen mit weltweit etwa 160.000 Mitarbeitenden nutzt SAP S/4HANA und mehrere SAP-Module wie Financial Accounting (FI), Materials Management (MM), Sales and Distribution (SD) und Plant Maintenance (PM). Beim ursprünglichen Umstieg auf S/4HANA war die SAP-Datenarchivierung nicht ausreichend berücksichtigt worden.

Die Bestandsaufnahme durch entplexit zeigte historisch gewachsene, unvollständige SAP-Archivierungsregeln und einen Datenbestand, der teilweise weit über die fachlich erforderliche Vorhaltezeit hinausging. Mit einer harmonisierten SAP-Archivierungsstrategie und einer regelmäßigen, geplanten SAP-Archivierung gelang eine Entlastung der SAP HANA-Datenbank um rund 40 Prozent, ohne Eingriff in laufende Geschäftsprozesse.

Das Besondere: Die Effekte zeigten sich nicht nur bei den Lizenz- und Hardware-Kosten, sondern auch in spürbar verbesserter Performance bei Reports und Listen. Die Investition in die SAP-Archivierung amortisierte sich innerhalb weniger Monate.

Wer archiviert im RISE-Betrieb? Die Governance-Frage

In RISE with SAP übernimmt SAP den Betrieb der Plattform, nicht aber die SAP-Archivierungsstrategie und das fachliche SAP-Archivierungs-Customizing. Diese Lücke wird in vielen Projekten erst nach der Migration sichtbar. Drei typische Konstellationen:

• Internes SAP-Team mit Restkompetenz: Die SAP-Archivierung läuft mit Bordmitteln, oft als Nebenaufgabe. Bei Personalwechsel oder Urlaub steht der Prozess. Risiko für Compliance und Datenwachstum.

• SAP-Archivierungsbetrieb in Eigenregie: Eigenes SAP-Archivsystem in der Cloud, eigenes Customizing, funktioniert, bindet aber dauerhaft Ressourcen. Skalierung mit dem RISE-Wachstum erfordert kontinuierliche Investitionen.

• SAP Archive Managed Service als ergänzender Baustein: Externer SAP Partner übernimmt Strategie, Customizing, regelmäßige SAP-Archivierungsläufe, Monitoring und die SAP-Archivinfrastruktur. Single Point of Contact für alle SAP-Archivierungsfragen, definierte SLAs, planbare Kosten, komplementär zum RISE-Vertrag mit SAP.

Unsere Empfehlung

Wer RISE with SAP einführt oder bereits nutzt, sollte die SAP-Datenarchivierung als laufenden Betriebsbestandteil definieren und nicht als einmaliges Projekt vor der Migration. Die wirtschaftlichen, technischen und regulatorischen Argumente verstärken sich im Cloud-Modell gegenseitig: Was nicht archiviert wird, kostet jeden Monat Geld, bremst die Performance und produziert Compliance-Risiken.

Als SAP Partner unterstützen wir Unternehmen genau an dieser Stelle. Mit dem SAP Archive Managed Service übernehmen wir die laufende SAP-Datenarchivierung im RISE-Betrieb, von der jährlichen Datenanalyse über das Customizing der Archivierungsobjekte bis zum operativen SAP-Archivbetrieb mit definierten SLAs. Damit bleibt die SAP HANA-Datenbank wirtschaftlich, performant und revisionssicher.

Der naheliegende erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie groß ist die SAP HANA-Datenbank heute? Welcher Anteil davon ist inaktive Bewegungsdaten? Welche SAP-Archivierungsregeln laufen aktuell, und welche fehlen? Aus diesen Antworten ergibt sich der Business Case fast von selbst.

Häufig gestellte Fragen

Welche Rolle spielt die SAP-Archivierung im RISE with SAP-Modell?

RISE with SAP rechnet nach allokierter Datenbankkapazität ab. Die laufende SAP-Archivierung reduziert das produktive Datenvolumen und damit direkt die monatlichen Cloud-Kosten. Hinzu kommen Performance-Vorteile und die nachweisbare Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschpflichten. Die SAP-Archivierung ist damit ein laufender wirtschaftlicher Hebel, nicht nur ein Compliance-Thema.

Ist die SAP-Datenarchivierung in den RISE-Paketen enthalten?

Nein. Die RISE with SAP-Standardpakete umfassen Infrastruktur, Plattform und ausgewählte Managed Services für die ERP-Landschaft. Die SAP-Archivierungsstrategie, das Customizing der Archivierungsobjekte und der SAP-Archivbetrieb selbst gehören nicht zum Standardumfang und müssen vom Kunden oder von einem SAP Partner abgedeckt werden.

Wann sollte mit der laufenden SAP-Archivierung im RISE-Betrieb begonnen werden?

Idealerweise direkt nach der Migration, weil dann die Datenbasis sauber dokumentiert ist. In der Praxis ist es nie zu spät: Auch in einer bereits seit Jahren laufenden RISE-Landschaft führen eine Bestandsaufnahme und die Etablierung eines geregelten SAP-Archivbetriebs zu messbaren Effekten bei Kosten und Performance.

Wie hoch ist das typische Einsparpotenzial?

Das Pharma-Beispiel zeigt eine Entlastung der SAP HANA-Datenbank um rund 40 Prozent durch eine harmonisierte SAP-Archivierungsstrategie. Die konkreten Werte hängen von Branche, ERP-Nutzung und historischer Datenpflege ab. Eine Bestandsaufnahme liefert in der Regel innerhalb weniger Tage einen belastbaren Business Case.

Was leistet ein SAP Archive Managed Service zusätzlich zum RISE-Vertrag?

Der SAP Archive Managed Service deckt die Lücke zwischen SAP-Plattformbetrieb (RISE) und kundenspezifischer SAP-Archivierungsstrategie. Er umfasst die SAP-Archivierungsstrategie, das Customizing, die regelmäßige Datenarchivierung, das proaktive Monitoring der SAP-Archivinfrastruktur, eine laufend gepflegte Verfahrensdokumentation und definierte SLAs. Single Point of Contact für alle SAP-Archivthemen, planbare monatliche Kosten.

Über entplexit

Die entplexit GmbH ist SAP Partner mit Schwerpunkt auf SAP-Archivierung, SAP Information Lifecycle Management (ILM) und SAP Archive Managed Services. Mit dem SAP Archive Managed Service übernehmen wir den vollständigen SAP-Archivbetrieb für mittelständische und große SAP-Anwender, On-Premise, in der Hyperscaler-Cloud und ergänzend zu RISE with SAP.

Kontakt: information@entplexit.com | +49 (0) 6196 97344 - 00 | www.entplexit.com

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