Die SAP-Datenarchivierung ist ein komplexes Thema. Viele Unternehmen wissen nicht, wie sie ihre SAP-Daten richtig archivieren sollen. Wir erklären Ihnen, worauf es bei der SAP-Datenarchivierung ankommt! Diese Artikelserie soll einen ersten Einblick in das Thema bieten und die gängigsten Fragen und Herausforderungen klären.
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine SAP-Datenarchivierung ist und warum sich jede Firma Gedanken um ihre SAP-Archive machen sollte.
Was ist SAP-Datenarchivierung?
Das Konzept der Datenarchivierung ist von grundlegender Bedeutung für Organisationen, die ihren Betrieb aufrechterhalten möchten. Doch was bedeutet eigentlich SAP-Datenarchivierung?
SAP-Datenarchivierung ist eine Technik zur langfristigen Speicherung von betriebswirtschaftlichen Anwendungsdaten in einem separaten Archiv. Durch die Archivierung werden die Daten konsistent, revisionssicher und umfassend aus der Datenbank entfernt und so gespeichert, dass sie auch in Zukunft wieder zugänglich sind. Wohingegen einfaches Löschen der Daten oftmals keine sinnvolle Option ist, denn einige Daten werden beispielsweise für erneute Lesevorgänge benötigt.
Neben funktionalen Gründen existieren auch gesetzliche und steuerrechtliche Aspekte, die für die Archivierung von SAP-Daten sprechen. Trotzdem werden die meisten Daten nicht für den alltäglichen Betrieb benötigt und können die Performance Ihres SAP-Systems beeinflussen. Denn mit zunehmender Laufzeit wächst die SAP-Datenbank im SAP-System und kann somit für Performance-Probleme sorgen. Zusätzlich ist zu erwähnen, dass die SAP-Datenbank SAP HANA alle Daten im Hauptspeicher hält. Dieser Speicher ist in Bezug auf die laufenden Kosten sehr teuer.
SAP unterscheidet grundsätzlich zwischen drei Möglichkeiten, um Daten zu archivieren:
Klassische Archivierung mittels ArchiveLink (Daten- und Dokumentenarchivierung)
SAP ILM (SAP Information Lifecycle Management) mittels WebDAV
CMIS - Content Management Interoperability Services
Klassische SAP-Datenarchivierung vs. SAP ILM
Eine SAP-Datenarchivierung kann manuell oder automatisch durchgeführt werden. Die automatische Archivierung erfolgt über einen zeitgesteuerten Archivierungsjob, der die zu archivierenden Daten aus den verschiedenen SAP-Anwendungen extrahiert und in das Archiv überträgt. Die manuelle Archivierung erfolgt durch Export-/Import-Jobs, die vom Anwender gestartet werden. Hier kommt die Schnittstelle ArchiveLink zum Einsatz.
Die SAP-Datenarchivierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Informationsmanagement-Konzepts von SAP (Information Lifecycle Management, ILM). SAP ILM ist eine Möglichkeit, personenbezogene Daten im jeweiligen SAP-System datenschutzkonform zu verarbeiten. Eine kostenpflichtige Lizenz wird für SAP ILM nicht benötigt, solange personenbezogene Daten nach der DSGVO gelöscht oder gesperrt werden. SAP ILM nutzt die WebDAV Schnittstelle zwischen SAP und einem angeschlossenen Archivsystem. Dies muss von der SAP zertifiziert sein. Zudem ist ein gewisser Releasestand im SAP notwendig, um alle Funktionalitäten von SAP ILM nutzen zu können.
Die SAP-Datenarchivierung spielt bei der Implementierung von SAP ILM eine maßgebliche Rolle und sollte bei einem SAP ILM Projekt konsequent mit berücksichtigt werden.
Ziel der SAP-Datenarchivierung ist es, die SAP-Datenbank (SAP ECC, wie auch SAP S/4HANA) zu reduzieren. SAP ILM unterstützt in diesem Kontext die DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten im jeweiligen SAP-System. SAP ILM ist leider nicht für Non-SAP-Systeme nutzbar.
Unsere Empfehlung lautet, sich frühzeitig bei der Transformation zu SAP S/4HANA um die Themen SAP-Datenarchivierung und DSGVO-konforme Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu kümmern.
Ihr entplexit Team
E-Mail: sekretariat@entplexit.com
Telefon 06196 973 44 00