Neukonzeptionierung der SAP Dokumentenablage
In diesem Artikel möchten wir Ihnen exklusiv eine unserer Projekterfolgsgeschichten vorstellen und das Ziel teilen, das wir in Zusammenarbeit mit unserem Kunden erreicht haben.
Das Kundenprofil.
Unser Auftraggeber ist in diversen Fachbereichen tätigundbeschäftigt etwa 1.500 Mitarbeiter in der Region Rhein-Main, einschließlich Remote-Mitarbeiter. Zu Beginn unseres Projekts nutzte das Unternehmen eine 3-Systemlandschaft: SAP ERP, DB (MAXDB) und Archiv (EasyEEx/ EASY4SAP).
Die Ausgangslage.
Am Anfang des Projekts präsentierte sich die bestehende Situation wie folgt:
Erhöhte Systemauslastung durch ineffiziente Ablage von Dokumenten, speziell durch die Nutzung der Ablage über die generischen Objektdienste (GOS)
Performanceprobleme, die Ausfallsicherheit war gefährdet
Unzureichende Berücksichtigung von Compliance-Vorgaben (HGB, AO)
Die Herausforderungen.
Viele Unternehmen streben an, ihre SAP-Dokumentenablage neu zu gestalten. Während der Umsetzung treten jedoch oft unerwartete kritische Situationen auf, die zweifellos verschiedene Herausforderungen mit sich bringen. Einige dieser Herausforderungen waren:
Berücksichtigung vorhandener ArchiveLink Archivierungsregeln für SAP HANA als Datenbank und S/4HANA als zukünftiges System
Hohe SAP Datenmenge bereits abgelegter Dokumente in der SAP Datenbank, speziell in der Tabelle SOFFCONT1
Unklarheit über den aktuellen Ablageprozess und ob im Zuge dessen Dokumente über ArchiveLink oder KPro verwendet werden
Das Projektziel.
Der Kunde hatte das Anliegen, die Ablageprozesse der Dokumente zu optimieren, den Datenbestand in der SAPDatenbank durch eine Dokumentenmigration zu reduzieren und sich auf die Migration auf SAP HANA vorzubereiten. Darüber hinaus sollte ein umfassendes Konzept für die SAP-Dokumentenverwaltung implementiert werden.
Die Lösung.
Es mag jedem möglich sein, Ziele zu definieren, doch der Kern eines jeden Projekts besteht darin zu verstehen, wie man diese Ziele realisiert. An erster Stelle standen ein angepasster SAP Dokumenten-Ablageprozess und die Erweiterung des Archivierungskonzeptes. Des Weiteren wurden die Erweiterung der SAP Archivlandschaft, die Anpassung des SAP-Customizing und die Migration des Datenbestandes angestrebt. Hierbei wurde die SAP-Tabelle SOFFCONT1 restrukturiert und der Inhalt in ein externes Archiv ausgelagert.
Wir waren für die Projektsteuerung, Konzeptentwicklung, Realisierung und Implementierung zuständig.
Was verbirgt sich im SOFFCONT1-Table (und warum wird er so schnell größer)?
Diese Tabelle SOFFCONT1 gehört zu SOC3 („SAPoffice: DB für Objekte (Import/Export)“) und enthält Anhänge von SAP Business Workplace- / SAPoffice-Dokumenten oder Anhängen, die über den Global Object Service (generische Objektdienste – GOS) erstellt wurden (z. B. PDF-Scans von Bestellungen oder Rechnungen).
SOFFCONT1 ist ein Teil der vielen SAP-Tabellen, welche veraltete Daten enthalten, also Informationen, die ihren Wert nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder Erreichen des Aufbewahrungszeitpunkts verlieren. Oftmals füllen sich diese SAP-Tabellen rasch aufgrund einer unzureichenden Berücksichtigung dieser Daten, speziell nachdem ihr Zweck erfüllt ist.
Die Größe von SOFFCONT1 hängt stark davon ab, wie Dokumente dieser Art oder diese Anhänge im System verwendet und gespeichert werden. Wenn keine externe Speicherlösung genutzt wird, bewahrt SAP diese Anhänge direkt in dem SOFFCONT1-Table auf, also in der SAP Datenbank. Aus diesem Grund wächst diese auch so rasant an. Um weiteres Wachstum zu verhindern, empfiehlt es sich laut SAP, ein externes Speichersystem (z.B. Archivspeicher) zu verwenden und diese Daten dort abzulegen.
Der Mehrwert.
Die Frage, ob der Nutzen für den Kunden die Kosten des Projekts rechtfertigt, ist immer präsent! Hier haben wir zweifellos eine Erfolgsgeschichte:Als Resultat des Projekts konnte der Kunde nach zirka einem Monat ohne zusätzliche Investitionen die Performance seines SAP-Systems deutlich steigern. Durch die Ausgliederung der Dokumente aus SAP verringerten sich außerdem zukünftige Downtimes, Backupzeiten und der Ressourcenbedarf deutlich.
Einheitliches und vollumfängliches Konzept für die SAP-Dokumentenablage mittels generischer Objektdienste – kurz GOS – in ein angeschlossenes SAP Archivsystem
Effiziente Nutzung der vorhandenen SAP Ressourcen, Steigerung der System-Performance und Entlastung der eingesetzten SAP-Systeme (z.B. bei Systemkopien)
Sichere Ablage von Dokumenten mit Bezug auf zukünftige SAP-Technologien
Wie wir Ihnen helfen können.
Wenn Sie mehr über die Details zur Migration der Daten der SAP-Tabelle SOFFCONT1 erfahren möchten oder daran interessiert sind, ähnliche Vorteile für Ihre SAP-Landschaft zu erzielen, stehen wir Ihnen hierfür gerne zur Verfügung.
Gerne beantworten wir Ihre Fragen rund um die Optimierung Ihrer SAP-Archivierung.
Ihr entplexit Team
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